Μετά την ειδοποίηση έγκρισης πρότασης, το άτομο που έχει ορισθεί με τον ρόλο του “Participant Contact” συνδέεται στο Participant Portal (https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen).

Επιλέγει το συγκεκριμένο έργο από την λίστα των “my projects”. Στη συνέχεια, επιλέγει “Manage Consortium” και εμφανίζεται η λίστα των εταίρων. Το Πανεπιστήμιο Πατρών αναγράφεται με λατινικούς χαρακτήρες PANEPISTIMIO PATRON. Επιλέγοντας “ADD ROLES” εμφανίζεται νέα οθόνη με τους ρόλους που πρέπει να προστεθούν στο έργο. Με την εντολή “Choose Roles” επιλέγεται ο νόμιμος εκπρόσωπος (Legal Representative –PLSIGN) και ο υπεύθυνος οικονομικών (Financial Representative – FSIGN). Τα στοιχεία των υπευθύνων είναι προ-συμπληρωμένα και απαιτείται μόνο η επιλογή τους και η προσθήκη τους στο έργο.

Στη συνέχεια, ειδοποιείται μέσω του participant portal o PLSIGN για να υπογράψει μέσω της εφαρμογής, το Declaration of Honor  για την αποδοχή του έργου.

Τα στοιχεία της εγκεκριμένης πρότασης εισάγονται στο participant portal από τον συντονιστή της σύμπραξης (Coordinator) και οι εταίροι καλούνται από τον ίδιο, αν χρειαστεί, να προσθέσουν ή επικαιροποιήσουν στοιχεία.

Ο αρμόδιος project officer σε συνεργασία με τον coordinator οριστικοποιούν το grant agreement και καλούν μέσω του participant portal τους νόμιμους εκπροσώπους (PLSIGN) των εταίρων να το υπογράψουν.